Secrétaire Chargé d'Accueil H/F - Centre D'information sur les Droits des

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) sans terme précis, conclu pour le remplacement d'un salarié absent. Le contrat prendra fin au retour du salarié remplacé. La durée du contrat est jusqu'au 31.07.2026 mais pourrait être amené à se prolonger selon le retour ou non de la salariée remplacée.Le CIDFF de l'AveyronLe Centre d'Information sur les Droits des Femmes et des Familles de l'Aveyron est une association régie par la loi de 1901, à rayonnement départemental.L'Association adhère au réseau national des CIDFF et réalise une mission d'intérêt général confiée par l'État dans le domaine de l'égalité entre les femmes et les hommes (accès aux droits, lutte contre les violences faites aux femmes, vie familiale et parentalité, emploi et création d'activité, éducation et citoyenneté, santé et sexualité).MISSIONS PRINCIPALES :Vous contribuerez à la promotion des droits des femmes et de l'égalité entre les femmes et les hommes au sein d'une équipe pluridisciplinaire, par :Placé-e sous l'autorité de la direction, vous :- Accueillir le public du CIDFF sur place, par téléphone et par voie numérique, y compris les victimes de violences et leurs enfants dans le cadre du dispositif d'accueil de jour- Analyser la demande du public, apporter un premier niveau de réponse, assurer la prise de rendez-vous et orienter vers le service interne ou externe adapté- Assurer le secrétariat général du CIDFF : courrier, classement, archivage, facturation et devis- Assurer le suivi administratif des dossiers d'actions collectives, de formation et des hébergements temporaires pour les victimes- Tenir à jour les statistiques d'accueil et d'activité de la structure- Contribuer à la communication du CIDFF : mise à jour des outils numériques, animation des réseaux sociaux et appui lors des évènements- Assister la direction dans ses démarches administratives et dans la gestion de dossiers, de projets et d'évènements- Être force de proposition pour améliorer les procédures et la qualité du service rendu

Experience: Débutant acceptéCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Logiciel de traitement de texte,Méthode de classement et d'archivage,Règles et consignes de sécurité,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion du stress,Techniques de présentation,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Garantir un suivi administratif,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Organiser l'agenda des réunions,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériquesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaireListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Statistiques
• Traitement de texte
• Logiciels bureautiques
• Réseaux sociaux
• Techniques de communication
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Prise de note
• Empathie