Assistante - Assistant de Pôles - Secrétariat Mutualisé Dd120076 H/F - 12

ARS OCCITANIE

Enjeux et missions du service d'affectation:

La délégation départementale est chargée de déployer sur le territoire de l'Aveyron les politiques publiques de santé en partant des besoins des habitants. A cette fin l'ARS Occitanie a construit son Projet Régional de Santé 2023-2028 et ses 13 schémas territoriaux de santé en concertation avec les acteurs de la démocratie sanitaire (professionnels, élus, citoyens).

Pour mettre en oeuvre ses engagements, la délégation doit créer des synergies territoriales et se coordonner avec ses nombreux partenaires, dans une logique d'adaptation continue du système de santé au service de la population.

La délégation est composée de deux pôles :

- Le pôle « Animation des politiques territoriales de santé publiques », qui a pour missions d'accompagner la prévention et la promotion de la santé environnementale, la réduction des inégalités territoriales et l'accès aux soins de premier recours.

- Le pôle « Animation de la transformation de l'offre », qui a pour missions d'accompagner la transformation de l'offre sanitaire et le virage ambulatoire, les parcours inclusifs et la démocratie en santé et usagers.

Effectif de la Direction/du Pôle: 25

Description du poste

Activités principales:

Secrétariat des pôles

- Réception, réponse de premier niveau et transmission des appels et messages,
- Gestion du courrier entrant et sortant (dématérialisation) et accompagnement des agents pour l'utilisation du logiciel de dématérialisation du courrier (ELISE),
- Organisation logistique: planification des réunions et réservation de salle, recensement des besoins avec les partenaires externes,
- Appui des pôles pour l'archivage numérique.

Soutien à l'activité de l'unité Premier recours

- Suivi des entreprises de transport sanitaire: enregistrements et contrôles des véhicules et personnels, instruction et mise à jour des dossiers d'agrément et de transfert d'entreprise, suivi des gardes de la permanence ambulancière,
- Suivi des remplacements dentistes / médecins,
- Numérisation et mises à jour des dossiers des entreprises de transports sanitaires.

Activités annexes:

Continuité du secrétariat de direction

- En cas d'absence de l'assistant de direction, assurer la continuité de service : accueil du public et accueil téléphonique, diffusion et prise d'informations, gestion des messageries de la direction, continuité logistique (accueil entreprises, coordination avec le référent logistique de la Direction des moyens...).

Appui à la démocratie sanitaire

- Planification et organisation des réunions, réservation de salle,
- Gestion et organisation de la BAL,
- Participation en appui de l'animation des réunions et réalisation de CR.

Profil recherché

Vos compétences

Savoir:

- Environnement institutionnel et administratif

- Connaissance du champ d'activités en lien avec les missions

- Outils bureautiques et informatiques

- Règles de classement et d'archivage

Savoir-Faire:

- Capacité de synthèse

- Expression écrite

- Expression orale

- Maîtrise des outils bureautiques et applications en lien avec les missions

Savoir-être:

- Réactivité et priorisation dans la gestion des demandes

- Sens de l'écoute et du dialogue

- Rigueur et sens de l'organisation

- Savoir travailler en équipe

- Faire preuve de discrétion

Contact

Agents Internes (ARS Occitanie):

Connectez-vous sur votre espace SOLARHS () - Rubrique «Offre d'emploi» et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d'origine.

Candidats Externes:
- Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous:

()
- Dossier de candidatures obligatoires: CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d'échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS TRAITEES