Assistant de Direction - Mairie de Rodez H/F - Communes

Sous l'autorité du Directeur des Services Techniques, vous aurez pour mission le secrétariat de direction contribuant au bon fonctionnement de l'activité administrative et à la coordination des échanges internes et externes.

Missions :
- Gestion administrative : suivi agendas du DST, gestion des courriers, notes, mise en forme des documents de consultation (CCTP, RAO)
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique : permanence d'accueil, orientation des demandes externes vers les différents interlocuteurs des services techniques
- Gestion de la facturation : affectation et engagement des investissement, intervention sur le logiciel CIRIL, élaboration des bons de commande fonctionnement et investissement et suivi des visas, liquidation des factures, éditions Grands Livres.
- Autres tâches administratives : gestion des adresses de voirie, mise à jour des avis des dossiers d'urbanisme.
- Classement, archivage.

Savoir :
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel : comprendre le contexte et les enjeux, connaître les circuits et les procédures administratives
- Maîtriser l'organisation du travail et la gestion du temps
- Connaître les règles de l'expression orale et écrite de qualité
Savoir-faire :
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les priorités
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur et relayer si nécessaire vers la personne adéquate
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, M57, CIRIL, logiciel GRR réservation des véhicules
Savoir-être :
- Sens de l'organisation, réactivité, autonomie et aisance relationnelle
- Sens de l'accueil, disponibilité, écoute
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités rédactionnelles


Contraintes et spécificités du poste :
- Capacité d'adaptation, polyvalence

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Facturation
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Capacité d’adaptation