Assistant de Direction - Mairie de Rodez H/F - Communes

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous aurez pour mission le secrétariat de direction contribuant au bon fonctionnement de l'activité administrative et à la coordination des échanges internes et externes.

-Assurer le secrétariat de la Direction générale mutualisée avec Rodez Agglomération et la gestion de son agenda. En cas d'absence, interventions ponctuelles pour les services situés à proximité immédiate (assistante du Maire et assistante des élus).
-Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservation de salle, invitations, préparation des supports, dossiers, mise à jour de listings...).
-Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGS.
-Assurer le traitement de la messagerie générale de la Ville de Rodez et ventiler les messages aux services destinataires.
-Assurer l'enregistrement du courrier arrivé dans la mairie et du courrier départ (suivi des réponses apportées dans les délais impartis).
-Rédiger notes, courriers et documents de travail.
- Contrôler les documents et courriers mis à signature (organisation et gestion des parapheurs, respect du modèle type, orthographe, mise en page...).
- Assurer le respect des visas internes et des process de validation des parapheurs.
-Suivre l'agenda, et centraliser les plannings de congés des encadrants de la collectivité,
-Participer à la diffusion de l'information interne entre les services et la direction générale.
-Coordonner les demandes des services auprès de la DGS et assurer la rédaction, la diffusion et le classement des notes de service
-Assurer le lien entre élus et astreinte pour le bon fonctionnement des services, en lien avec les services techniques.
-Assurer le classement, l'archivage.

Savoir :
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel : comprendre le contexte et les enjeux, connaître les circuits et les procédures administratives
- Maîtriser l'organisation du travail et la gestion du temps
- Connaître les règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Connaître les missions des services de la Collectivité et la relation des services avec les élus

Savoir-faire :
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les priorités
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur et relayer si nécessaire vers la personne adéquate
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, logiciel de courrier et de comptabilité
- Rigueur administrative et respect des échéances
Savoir-être :
- Sens de l'organisation, réactivité, autonomie et aisance relationnelle
- Sens de l'accueil, disponibilité, écoute
- Confiance relationnelle, garant de l'image de la personne qu'elle assiste ainsi que de l'institution
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités rédactionnelles

Contraintes et spécificités du poste :
- Grande disponibilité en fonction des obligations du service (rares réunions en soirée)

• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation