Secrétaire Médicale en Gynécologie-Obstétrique H/F - Centre Hospitalier de Rodez Hopital Jacq

HORAIRES (45mn de pause déjeuner)

7h36/jour avec 3 amplitudes horaires : 8h00 - 16h21, 8h30 - 16h51 et 9h09 - 17h30

- 1 poste accueil physique (poste 7E : 8h/16h21)
- 1 poste accueil téléphonique (poste 8f : 8h30/16h51)
- 1 poste aide accueil/anesthésie (poste 40 : 09h09/17h30)
- 1 poste hospitalisation (poste 8j : 8h30/16h51)
- 1 poste frappe, si effectif au complet à 5 secrétaires (poste 7F : 8h/16h21)

Planning établi en début d'année avec rotation sur les différents postes toutes les semaines.

MISSIONS PRINCIPALES

- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du dossier médical : courriers, classement.
- Saisie des actes médicaux.
- Mise à jour et transmission du tableau des présences et gardes médicales aux services concernés (Maternité, urgences, cadre, planning familial et notre secrétariat)
- Retranscription de la programmation des blocs opératoires.

COMPETENCES REQUISES

- Utilisation les outils bureautiques : poste informatique, téléphone, fax, photocopieur, scanner lecteur de cassette, dictée numérique
- Utilisation des différents logiciels : Dx Care, Dx Planning, Word, Excel, Matermip, Outlook, intranet,
- Travail en équipe,
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes,
- Renseigner ses interlocuteurs,
- Traitement des situations conflictuelles,
- Hiérarchisation des activités du secrétariat à réaliser,
- Maitrise du vocabulaire médical, des règles de grammaire et d'orthographe

QUALITES PROFESSIONNELLES

- Sens de l'accueil et de la communication,
- Discrétion
- Calme, patience, maitrise du stress,
- Sens du travail en équipe et positionnement professionnel à l'égard de la communauté médicale,
- Rapidité d'exécution,
- Sens de l'organisation,
- Sens des priorités,
- Capacité à analyser sa pratique professionnelle,

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE

Liens fonctionnels :

- Médecins,
- Cadres,
- IDE de programmation,
- Psychologue,
- Sages-femmes,
- Aides-soignantes,
- Auxiliaires de puériculture
- Assistantes sociales,
- Secrétariats des autres services.

Liens hiérarchiques :

- Référente des secrétariats médicaux
- Cadre de santé du service
- Cadre de santé supérieur du pôle
- Chef de pôle
- DRH.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Actualiser le dossier médical du patient,Renseigner des documents médico-administratifs

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique