Assistant de Direction - Conseil Departemental de l'Aveyron H/F - 12

Le poste est rattaché à la Direction Générale du Pôle, sous l'autorité du Directeur Général Adjoint.
Placée directement sous l'autorité du DGA, l'assistant(e) de direction assure à titre principal l'accompagnement du DGA et, à titre subsidiaire, la continuité de service pour les directions du pôle.
L'assistant(e) de direction apporte un appui permanent au DGA en termes d'organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface opérationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il/ elle assure la coordination et/ ou le suivi de procédures ou dossiers transversaux au pôle.

Secrétariat/ pilotage de l'agenda
Gestion des parapheurs entrants et sortants
Prendre les initiatives nécessaires a?n d'assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA au plan matériel et logistique (gestion des fournitures, stock de papier, coordination des commandes collectives au pôle...).
Priorisation des informations reçues (par mail, contacts téléphoniques, ...) et alerte du DGA des réponses à apporter en fonction de ces priorités et échéances
Accueil téléphonique et physique
Organisation logistique des déplacements, réunions, événements du pôle
Gestion de l'agenda du DGA
Rédaction de notes (rapports, mails) sur demande du DGA
Effectuer tous travaux de secrétariat classique : enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents

Taches administratives
Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, ?ches synthétiques, rapports
Coordination et suivi des demandes d'éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle et relances éventuelles pour tenir les délais impartis
Constitution des dossiers pour les réunions du DGA, réponses à apporter
Traitement des courriers arrivés, informations reçues sur les plateformes de communication avec les tribunaux ou experts judiciaires (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, ...)

Suivi de dossiers transversaux
Par délégation du DGA, préparer des validations et mener des processus sur les outils numériques relatifs dédiés
aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib)
Assurer un lien transversal ef?cace avec les directions du Pôle, avec le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et avec les agences et services associés du " groupe Aveyron
Coordination et préparation des entretiens annuels
Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d'activité, rapport développement durable, dossiers liés à l'assemblée départementale ou commission permanente, - rétroplanning, regroupement des rapports, relances,....)
Coordination des assistant(e) de direction du pôle sur des dossiers communs
Fonction de référent sur des sujets spéci?ques (numérique,...)
Collecter et consolider des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints